Cette page est divisée en 4 sections:

• Vous êtes participantEs

• Vous présidez une séance

• Vous êtes orateur/oratrice ou exposantE

• Au sujet du serveur

Vous êtes participantEs:

Dois-je installer quelque chose?

Non. Vous devez seulement ouvrir l'URL.

Y a-t-il un tutoriel BigBlueButton quelque part?

Oui ici: https://www.youtube.com/watch?v=uYYnryIM0Uw (5 min)

Quelles sont les exigences minimales pour le client BigBlueButton?

Réponse courte: Utiliser Mozilla Firefox ou Google Chrome. Éviter Safari ou IE.

Réponse de la FAQ de BigBlueButton:

"For bandwidth, we recommend 1Mbits download and 0.5 Mbits upload speed. Users can test their actual bandwidth using speedtest.net.  For hardware, we recommend a dual-core CPU with at least 2G of memory. We recommend any operating system capable of running the latest versions of Google Chrome and Mozilla FireFox.  For browser, we recommend running either FireFox or Chrome. Why? Both browsers provide excellent support for web real-time communications (WebRTC). Safari, IE, and Edge will work as well, but FireFox and Chrome will deliver better audio in lower bandwidth conditions.  In short, if the user is having any problems (such as audio is garbled or they are periodically getting disconnected), we recommend trying either FireFox or Chrome. If the problems persist, it’s likely an issue with their network. BigBlueButton will give them notifications to help troubleshoot."

Source: https://docs.bigbluebutton.org/support/faq.html#what-are-the-minimum-requirements-for-the-bigbluebutton-client

J'ai des problèmes audio ou je suis déconnecté automatiquement de l'audio?

La documentation [https://docs.bigbluebutton.org/support/faq.html#some-users-are-experiencing-audio-problems] suggère trois causes. Or, nous sommes assez confiant que les causes #1 (disponibilité des CPUs sur le serveur) et #2 (bande passante du serveur) ne soient pas en cause. Une hypothèse à vérifier est la cause #3 (la connexion au réseau du client) ou #4 le navigateur utilisé.

On suggère par exemple d'utiliser un connexion fillaire ou de se rapprocher de la routeur sans fil.

Autrement, il y a une très bonne suggestion de Caroline Brosse pour ceux qui ont des problèmes audio: "si vous avez une mauvaise connexion vous avez le mode économie de données qui coupe toutes les caméras". Vous pouvez activer les différents modes économie de données dans les paramètres BigBlueButton accessible en cliquant en haut à droite.

La connexion filaire est-elle meilleure que la connexion sans fil?

Réponse de la FAQ de BigBlueButton:

"Yes. A user may have very good experience with wireless internet, but if others hear their audio as broken or choppy, that user can either move closer to the wireless base station, try a different wireless network, or (best) connect directly to a wired connection.  Using public WiFi is not always best. It may be OK for surfing the web, but the latency and packet loss might be insufficient for real-time transmission of audio or video."

Source: https://docs.bigbluebutton.org/support/faq.html#is-wired-connection-better-than-wireless

Comment poser une question pendant une séance BigBlueButton?

Soit vous l'écrivez dans le fil de discussion. Autrement vous activez votre micro/caméra et vous posez votre question.

Si vous vous connectez en mode "écoute", il est difficile de passer au mode micro pour poser une question oralement. Le mieux est de se connecter en mode micro et de fermer son micro ensuite. Cela permet plus facilement de poser des questions oralement par la suite en activant son micro et/ou sa caméra.

Comment entrer en communications avec les autres participants ou poser une question en dehors des séances BigBlueButton?

BigBlueButton permet d'envoyer des messages privés à d'autres utilisateurs pendant les séances. Nous avons mis en place un site web de discussion Rocket.Chat spécialement pour l'EJCIM 2020 qui permet aux participantEs de communiquer entre les séances. L'URL a été transmis aux participantEs inscritEs.

Puis-je organiser une réunion sur BigBlueButton avec d'autres participants à la conférence en dehors des séances prévues?

OUI. Contacter Sébastien Labbé sur le site Rocket.Chat de la conférence pour vous donner la possibilité d'ouvrir un salon sur le serveur BBB.

Sera-t-il possible d'avoir une attestation de présence certifiant que j'ai bien suivi tous les cours de l'ECJIM? Il faudrait en particulier qu'une personne s'assure que je suis bien présent à chacun des cours de l'école.

Oui. BigBlueButton permet de sauvegarder la liste des personnes connectées pendant une séance à un moment aléatoirement choisi par un organisateur. Les gentils organisateurs pourront ensuite traduire ces listes en lettres d'attestation personalisées de présence/absence à chacune des séances. Est-ce que BigBlueButton permet de faire BigBrother par contre pour certifier que votre présence est réelle, ça on ne sait pas.

Si vous avez besoin d'une telle attestation, écrivez-votre nom dans la discussion "Attestation de présence" sur Rocket.Chat et mentionnez aussi le nom d'utilisateur que vous utilisez dans les salons BigBlueButton. Pour faciliter les choses, utilisez le même nom d'utilisateur à chaque séance.

Vous présidez une séance:

Y a-t-il un tutoriel expliquant les fonctions BigBlueButton pour les modérateurs?

Oui, ici: https://www.youtube.com/watch?v=Q2tG2SS4gXA (6 min)

Quelles sont mes responsabilités?

1. Se connecter 15 à 20 minutes avant le début de la séance au salon BigBlueButton via l'URL envoyé aux participantEs.
2. Demander au modérateur de devenir modérateur du salon BigBlueButton (on reconnaît les modérateurs par la forme carrée accompagnant le nom, plutôt qu'un disque circulaire)
3. Discuter avec l'orateur/oratrice en rappelant le format (12 min + 3 min de questions pour les expoantEs, 75 minutes pour les cours)
4. Discuter avec l'orateur/oratrice de l'utilisation des 75 minutes (65 min + 10 min de question vs 70 min + 5 min de questions vs ...)
5. Connaître les préférences de l'orateur/oratrice pour la gestion des questions pendant/après l'exposé.
6. Demandez à l'orateur/oratrice s'il accepte que sa présentaion soit enregistrée.
7. Demandez à l'orateur/oratrice s'il préfère que vous restiez là, avec votre caméra active pour se sentir moins seul.
8. Commencer l'enregistrement (bouton en haut au milieu)
9. Mettre l'enregistrement sur pause pour la transition entre deux exposés.
10. D'abord présentez-vous vous-mêmes, puis présentez les orateurs/oratrices.
11. Suggérez aux utilisateurs de donner un retour via leur statut (l'orateur/trice se sent seul devant son ordi).
12. Merci de respecter l'horaire indiqué (ne pas attendre que plus de personnes se connectent)
13. Activer sa caméra quand on prend la parole.
14. Suivre le fil de discussion (dans le salon bbb et dans le serveur chat dédié) et voir s'il y a des questions. Interrompre l'orateur si une question est suffisamment importante pour la compréhension.
15. Utiliser le bouton "Mettre en sourdine tous les utilisateurs sauf le présentateur" en cas de besoin.
16. Terminer l'enregistrement.
17. Offrir la possibilité que des questions soient posées après la fin de l'enregistrement.

Vous êtes orateur/oratrice ou exposantE:

Y a-t-il un tutoriel expliquant les fonctions BigBlueButton pour les présentateurs?

Oui, ici: https://www.youtube.com/watch?v=Q2tG2SS4gXA (6 min), c'est le même vidéo que pour les modérateurs.

Est-ce que j'active ma caméra?

Oui, s'il vous plaît, car c'est bien de vous voir pendant que vous faîtes votre présentation.

Est-ce que je fais un partage d'écran de mes diapositives?

Non. Il est préférable de téléverser sa présentation (en format pdf), car cela utilise moins de bande passante qu'un partage d'écran.

Vous pouvez bien sûr utiliser le partage d'écran si nécessaire pendant votre présentation.

La FAQ de BigBlueButton dit:

"Sharing slides takes almost no bandwidth beyond the initial uploading/downloading of slides. When the presenter clicks to show the next slide, the viewers receive a “move next slide” command in their BigBlueButton client, and they load the next slide from the local cache. Chat also takes almost no bandwidth.

Screen sharing sharing takes the most bandwidth. The actual bandwidth for desktop sharing depends on the size of the area chosen by the presenter (full screen and region) and how often their screen updates. At the low end, if the presenter’s screen is largely idle, the screen sharing application will transmit about 0.2 Mbits/sec; at the high end, if the presenter’s screen is updating frequently, the BigBlueButton server could transmit 1.0 Mbits/sec."

Source: https://docs.bigbluebutton.org/support/faq.html#what-are-the-bandwidth-requirements-for-running-a-bigbluebutton-server

Est-ce que le format power point (.ppt) est supporté par BigBlueButton?

Oui. Mais la doc de BigBlueButton suggère de traduire le format .ppt en .pdf soi-même avant. Comme ça le fichier est moins volumineux et BigBlueButton doit de doute façon faire cette traduction en interne.

Comment téléverser des diapositives PDF dans BigBlueButton?

Réponse de Xavier Goaoc: "Lorsque l'on endosse le rôle de présentateur, un nouveau bouton (rond, bleu, avec un +) apparaît en bas à gauche de l'écran. Cliquer dessus ouvre un menu proposant notamment ¨upload files". Sélectionner cette action ouvre une interface (qui remplace l'affichage BBB mais le son reste actif).

Depuis cette interface, on peut uploader des fichiers de présentation : glisser-déposer votre ficher puis cliquer "upload". Cela déclenche le transfert du fichier puis sa conversion."

Est-ce que le téléversement de mes diapositives dans BigBlueButton peut ne pas marcher ou prendre une éternité?

OUI ! Un tutoriel youtube de BigBlueButton mentionne une limite de 30 Mo et 200 pages.

Réponse de Xavier Goaoc: "Mon premier essai d'un fichier pdf de 200 pages et 3.2 Mo a échoué, au motif qu'il y avait trop de pages. Je l'ai coupé en deux et ai pu charger les deux morceaux sans problème. Le chargement et la conversion a pris de l'ordre d'une dizaine de secondes par fichier."

Aussi, un fichier volumineux de diapositives de Julien Esnay a pris une éternité (plusieurs minutes) à téléverser.

Comment basculer d'un fichier de présentation à un autre?

Réponse de Xavier Goaoc: "J'ai trouvé la bascule d'un fichier de présentation à un autre facile à faire (cela prend 4 clics au total)."

Comment choisir sa présentation parmi la liste quand elles portent toutes le même nom presentationejcim2020.pdf ?

Réponse de Xavier Goaoc: "La liste de fichiers hébergés n'est pas propre au présentateur, mais globale à la session. Il faut donc penser à nommer son fichier de manière à pouvoir le retrouver facilement."

Comment permettre aux participantEs de télécharger les diapositives depuis BigBlueButton?

Réponse de Xavier Goaoc: "Une fois un fichier pdf glissé-déposé, il apparaît dans la liste des fichiers hébergés par le serveur. Cette ligne comporte de plus trois icones (sur la droite), qui s'activent une fois le fichier transféré et converti :

 - autoriser/interdire le téléchargement par les participants
 - définir comme fichier courant pour la présentation
 - effacer du serveur

Lorsqu'un fichier est défini comme courant, les utilisateurs le voient (si leur fenêtre de présentation était réduite, ils doivent la réagrandir eux-même). Si le téléchargement du fichier courant est autorisé, les participants peuvent le faire via une petite icone discrète en bas à gauche de cette fenêtre."

Est-ce que des diapositives préparées en beamer apparraissent parfois floutées/pixelisées et difficilement lisibles pour les utilisateurs?

OUI. Réponse de Xavier Goaoc: "Je n'ai pas remarqué de problème de visualisation sur mes transparents mais Thierry en a vu dans d'autres fichiers."

Bruno Martin confirme qu'il a déjà vu des diaposiives floutées dans BigBlueButton ces derniers temps.

Thierry Monteil confirme qu'un fichier beamer avec la ligne "\usepackage[russian]{babel}" dans l'entête compilé sur une certaine machine avec une certaine configuration produit un fichier pdf où les caractères sont pixélisés (on le voit lorsqu'on zoom à 800% sur le pdf). Ce genre de fichier pdf se comporte mal en BigBlueButton, car BigBlueButton réduira le nombre de pixels (on imagine afin d'optimiser la diffusion) et on y voit rien au final.

BigBlueButton semble bien se comporter avec des fichiers pdf dont les images et police de caractère sont au format vectoriel.

En résumé, quels sont les conseils?

1 - SVP transmettre vos diapositives à Sebastián Barbieri la veille de votre exposé. Sebastián les rendra accessible depuis la page https://ejcim2020.sciencesconf.org/page/horaire_web_ecole Ce sera utile en cas de soucis technique quelconque vécu par unE participantE et qu'on ne peut pas prévoir.

2 - Créez-vous un compte sur le serveur BigBlueButton dédié pour l'EJCIM2020 et tester l'interface. Assurez-vous que vous savez comment utiliser les 8 fonctions de BigBlueButton qui sont résumées par 8 icônes dessinés sur la diapositive par défaut. Vous pouvez simuler des participants en vous connectant sur la même URL via un autre onglet ou via un autre ordinateur.

5 - Le jour de votre exposé, connectez-vous à l'avance (10 à 30 minutes avant?) à l'URL du salon pour téléverser vos diapositives dans les temps.

6 - Préférez une connexion filaire plutôt qu'une connexion sans fil. Votre tansmission audio/vidéo sera meilleure.

7 - Discutez avec le/la présidentE de la séance du déroulement de la séance et partagez-lui vos préférences s'il y a lieu (au sujet de la gestion des questions, ou autre). Vous pouvez aussi entrer en contact avec le/la présidentE de séance à l'avance (son nom est affiché dans la page Horaire de la web école).

Y a-t-il d'autres conseils?

Peut-être, car c'est la première fois qu'on organise une web-école. On les ajoutera ici dès qu'on les connaîtra. Transmettez-nous vos apprentissages et autres conseils à partager pour qu'on les ajoute ici.

Au sujet du serveur:

Où est hébergé la web-école?

Sur un serveur dédié situé à Roubaix (France) que nous avons loué pour l'occasion et sur lequel nous avons installé BigBlueButton, logiciel libre de web-conférence. Avec 32GB de mémoire vive et une bande passante publique du serveur de 1Gbps, normallement, c'est bon et ça satisfait aux minimum requis.

Les discussion en dehors des présentations auront lieu sur un site de clavardage basé sur Rocket.Chat, logiciel libre de discussions en ligne.

Les URLs seront transmis aux participantEs inscritEs.

Quels sont les résultats du stress test effectué le 3 juin?

Nous avons fait le Stress test suggéré dans la documentation de BigBlueButton:

"To test your own server, have five people login and have each open multiple browser tabs, each tab logging into BigBlueButton and joining the audio conference. With 5 friends, you can simulate 10, 20, 30, etc. users. You’ll find once the CPU reaches 80%, the audio starts to degrade. When the audio starts to degrade, you’ve found the maximum number of users for your server."

Nous sommes parvenus à avoir 102 utilisateurs simultanés avec une transmission de 4 flux de caméra et partage d'écran. Cela a utilisé guère plus que 400% sur un total de 1200% permis par les 12 CPUs que possède le serveur sur lequel nous avons installé BigBlueButton. L'audio restait ok. La limite des ordinateurs eux-même à recevoir plusieurs flux vidéos en même temps a été atteinte avant qu'on atteingne la limite de ce que le serveur peut gérer.

Bref, on est confiant pour lundi 8 juin côté bande passante, mais le vrai test aura vraiment lieu mardi matin le 8 juin pendant la première séance.